Если численность сотрудников Вашего предприятия превышает 50 человек, то с отчетность в ПФР должна предоставляться в ПФР в электронном виде с электронно-цифровой подписью.

Отчетность в электронном виде обязательно должна заверяться электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Может сдаваться в электронном виде с ЭЦП лично либо по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).

Страхователь имеет право участия в электронном документообороте ПФР, самостоятельно или через своего Уполномоченного представителя.

Чтобы сдать отчетность лично, нужно представить ее на магнитном носителе с ЭЦП в Управление Пенсионного фонда по месту регистрации.

При представлении отчетности в электронном виде с ЭЦП, обязанность представления отчетности в территориальный орган ПФР на бумажном носителе не предусмотрена.

Для сдачи отчетности в электронном виде по ТКС плательщику страховых взносов (далее - Абонент) необходимо написать «Заявление о подключении к системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи» в Управление ПФР по месту регистрации в соответствии с утвержденной формой. Если у Абонента уже имеется заключенное и действующее «Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи», то его замена на Заявление не требуется.

Абонент системы электронного документооборота (СЭД) за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность программного обеспечения и средств криптографической защиты информации и ЭЦП, необходимых для подключения к системе. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП осуществляет один из поставщиков услуг – удостоверяющий центр (УЦ), список которых предоставляется Абоненту СЭД территориальным органом ПФР (Управление ПФР по месту регистрации).

Для соблюдения вышеперечисленных требований, Абоненту необходимо заключить договоры: с поставщиком услуг УЦ, или Поставщиком телекоммуникационных услуг, средств криптографической защиты информации (СЗИ), программного продукта для представления сведений о застрахованных лицах и Расчета в орган ПФР по ТКС, получить сертификат электронно-цифровой подписи в УЦ. Для архивного хранения электронных документов должны быть созданы соответствующие условия.

Электронный документооборот осуществляется в соответствии с распоряжением Правления ПФР от 11.10.2007г. N 190р (в редакции распоряжения Правления ПФР от 10.06.2009 N 116р, от 19.03.2010 N 75р).

При представлении отчетности Абонент соблюдает следующий порядок:

• формирует файлы отчетности для отправки в территориальный орган ПФР по установленному формату;
• проверяет правильность подготовки отчетности проверочными программами ПФР;
• при выявлении проверочными программами ошибок в отчетности, исправляет их;
• проверяет файлы антивирусной программой;
• подписывает отчеты ЭЦП должностного лица, имеющего право подписи отчетных документов, или его Уполномоченного представителя и в зашифрованном виде отправляет в территориальный орган ПФР;
• в течение 2 рабочих дней, с момента отправки отчетности, получает из территориального органа ПФР извещение о результатах ее рассмотрения. В случае отсутствия извещения из территориального органа ПФР в указанный срок, выясняет причину этого в Организации или в территориальном органе ПФР.

В случае отрицательного результата представления отчетности в территориальный орган ПФР, Абонент получает Извещение об отказе в приеме отчетности с указанием причин отказа и выполняет следующие действия:

• после получения страхователем Извещения об отказе в приеме отчетности, он устраняет причины, приведшие к отказу в приеме отчетности, и повторно представляет отчетность;
• в случае успешного представления отчетности в территориальный орган ПФР, Абонент получает извещение о приеме документа территориальным органом ПФР и сохраняет его;
• по результатам проверки отчетности проверочными программами территориальный органом ПФР, в течение 6 рабочих дней с момента получения документа территориальным органом ПФР, получает в зашифрованном виде протокол контроля отчетности, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР;
• отправляет в территориальный орган ПФР протокол контроля, подписанный ЭЦП Абонента, что является подтверждением получения протокола. Протокол контроля, подписанный ЭЦП территориального органа ПФР и ЭЦП Абонента, сохраняются в архиве.

В случае получения Абонентом протокола (протоколов) проверки отчетности, содержащего(их) сообщения об ошибках, Абонент в соответствии с протоколом устраняет эти ошибки, и повторно представляет отчетность в территориальный орган ПФР в сроки, оговоренные действующими нормативными правовыми актами.

Факт представления отчетности в электронном виде подтверждается соответствующим Извещением о приеме отчетности. Извещение содержит сведения о дате и времени доставки файла отчетности в территориальный орган ПФР и подписано ЭЦП уполномоченного лица территориального органа ПФР.

При этом отправленная отчетность считается представленной своевременно, если дата их доставки в территориальный орган ПФР будет не позднее срока, установленного действующим законодательством Российской Федерации.

Если Абонент не получил от территориального органа ПФР в установленное время Извещение о приеме отчетности или протокол контроля, он заявляет территориальному органу ПФР о данном факте, выясняет причину отсутствия указанных документов и, при необходимости, повторяет процедуру представления отчетности.

В случае возникновения технических сбоев на стороне территориальный органа ПФР Абонент через свою Организацию получит сообщение об ошибке.

Абонент, после направления отчетности в территориальный орган ПФР и до получения положительного протокола проверки отчетности, обязан ежедневно осуществлять просмотр входящей корреспонденции и своевременно производить корректировку отчетности, в случае такой необходимости.

Организации, отвечающие за доставку ЭД, ежедневно (кроме выходных и праздничных дней) обеспечивают доставку ЭД на рабочее место специалиста территориального органа ПФР с использованием коммуникационной составляющей.

В полном объеме приведенные выше требования изложены в документе «Технология обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации». После утверждения «Технологии», каждый плательщик страховых взносов (Абонент СЭД ПФР) должен будет ознакомиться с ней и работать с четким соблюдением ее требований.

Несмотря на четко изложенный порядок обмена документами в СЭД ПФР, Абонент должен учитывать, что лучший способ своевременного представления отчетности – не совершать изложенные выше действия в последний день, а позаботиться о доставке отчетности заблаговременно!

Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота ПФР по телекоммуникационным каналам связи

Технология обмена документами индивидуального (персонифицированного) учета страховых взносов по телекоммуникационным каналам связи в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации

Регламент обеспечения безопасности информации при защищенном обмене электронными документами в системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации по телекоммуникационным каналам связи