Письмо ФНС от 24.01.19 N ЕД-4-15/104412.02.19
ФЕДЕРАЛЬНАЯ НАЛОГОВАЯ СЛУЖБА
ПИСЬМО
от 24.01.19 N ЕД-4-15/1044
Вопрос: Организация находится на общей системе налогообложения и в соответствии с требованиями Налогового кодекса и Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 ведет книги покупок и продаж в целях исчисления НДС.
Пункт 1 разд. II "Правила ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость" Постановления Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 предусматривает, что покупатели могут вести книгу покупок в электронном виде.
Пункт 24 разд. II этого же Постановления предусматривает, что книга покупок, составленная в электронном виде, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации при ее передаче в налоговый орган.
Аналогичные нормы в Постановлении Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 есть в отношении книги продаж.
В связи с тем что книги содержат очень большой объем информации (Книга покупок составляет порядка 7 000 строк в каждом отчетном квартале, Книга продаж - порядка 10 000 строк), что будет считаться надлежащим ведением книг покупок и продаж в электронном виде?
Считается ли факт присоединения книг покупок и продаж в электронном виде к налоговой декларации по НДС при отправке отчетности по электронным каналам связи и подписания всего комплекта отчетности при сдаче отчетности в налоговой орган усиленной квалифицированной электронной подписью исполнением обязанности по ведению и хранению книг покупок и продаж в электронном виде?
Считается ли факт сохранения электронной версии книг покупок и продаж, подписанной электронной подписью, в системе оператора, через которого передавались данные в налоговый орган (в нашем случае СКБ "Контур"), надлежащим исполнением обязанности по хранению электронных версий книг покупок и продаж?
Если электронные версии книг покупок и продаж, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, должны храниться в компьютере организации, то как технически это должно быть реализовано?
Достаточно ли в этом случае сохранить в компьютере электронные версии книг покупок и продаж, которые были отправлены вместе с декларацией по НДС в налоговый орган, в следующем виде:
- книга покупок (продаж) в файле формата xml, сохраненная из программы СКБ "Контур";
- файл электронной подписи формата p7s, которой была подписана отчетность вместе с книгой покупок (продаж) при отправке в налоговый орган (данный файл также сохранен из программы СКБ "Контур")?
Каковы срок хранения этих файлов и срок действия сертификата электронной подписи?
Срок хранения документов определен бухгалтерским и налоговым законодательством (четыре - пять лет). Срок действия сертификата электронной подписи - один год.
Будет ли здесь противоречие и как его можно решить?
Ответ: ФНС России, рассмотрев письмо ООО от 17.05.2018 по вопросу ведения книг покупок и книг продаж в электронном виде, сообщает следующее.
В соответствии с подпунктом 1 пункта 3 статьи 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 Кодекса (за исключением операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со статьей 149 Кодекса).
Форма книги покупок, применяемая при расчетах по налогу на добавленную стоимость, и правила ее ведения утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (далее - Постановление от 26.12.2011 N 1137).
В соответствии с пунктом 1 Правил ведения книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение N 4 к Постановлению от 26.12.2011 N 1137), налогоплательщики ведут книгу покупок на бумажном носителе либо в электронном виде.
Согласно абзацу 2 пункта 24 (приложение N 4) Постановления от 26.12.2011 N 1137 книга покупок, составленная в электронном виде организацией за налоговый период, и дополнительные листы книги покупок, составленные в электронном виде за налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура (в том числе корректировочный) до внесения в него исправлений, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) при их передаче в налоговый орган в случаях, предусмотренных Кодексом.
Таким образом, у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать усиленной квалифицированной электронной подписью книгу покупок, составленную в электронном виде организацией, до направления ее в налоговый орган по телекоммуникационным каналам связи через оператора электронного документооборота.
В соответствии с абзацем 4 пункта 24 Постановления от 26.12.2011 N 1137 (приложение N 4) книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, хранятся не менее четырех лет с даты последней записи.
Кроме того, в соответствии с подпунктом 8 пункта 1 статьи 23 Кодекса налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.
Аналогичные правила ведения и хранения установлены и в отношении книг продаж, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость (приложение N 5 к Постановлению от 26.12.2011 N 1137).
Учитывая изложенное, при составлении и хранении книг покупок (книг продаж) в электронном виде у налогоплательщика отсутствует обязанность подписывать данные книги усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им лица) до их передачи в налоговый орган. В случае передачи книги покупок (книги продаж) в налоговый орган, в частности, при истребовании в рамках проведения камеральной налоговой проверки, данные книги подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью лица, исполняющего функции руководителя организации на момент их передачи в налоговый орган.
Распечатать