14.10.19

ПЕНСИОННЫЙ ФОНД РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ИНФОРМАЦИЯ

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку - новый формат хорошо знакомого всем работающим россиянам документа. Цифровая трудовая книжка обеспечит постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета. Переход на электронные трудовые книжки добровольный и позволяет сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо.

Электронная трудовая книжка не предполагает физического носителя и будет реализована только в цифровом формате. Просмотреть сведения электронной книжки можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуг, а также через соответствующие приложения для смартфонов.

При необходимости сведения электронной трудовой книжки будут предоставляться в виде бумажной выписки. Предоставить ее сможет нынешний или бывший работодатель (по последнему месту работы), а также управление Пенсионного фонда России или многофункциональный центр госуслуг (МФЦ). Услуга предоставляется экстерриториально, без привязки к месту жительства или работы человека.

Преимущества электронной трудовой книжки

- Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой деятельности.

- Минимизация ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности.

- Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

- Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение бумажных трудовых книжек.

- Дистанционное оформление пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.

- Использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг.

- Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов.

- Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Переход на электронные трудовые книжки

Формирование электронных трудовых книжек россиян должно начаться с 2020 года. Для всех работающих граждан переход к новому формату сведений о трудовой деятельности добровольный и будет осуществляться только с согласия человека.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года. У таких людей все сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Остальные граждане в течение 2020 года смогут подать заявление работодателю в произвольной форме о сохранении бумажной трудовой книжки. В этом случае работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Россияне, которые до конца 2020 года не подадут заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки, получат ее на руки. Сведения об их трудовой деятельности начиная с 2021 года будут формироваться только в цифровом формате.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

- Место работы.

- Периоды работы.

- Должность (специальность, профессия).

- Квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации).

- Даты приема, увольнения, перевода на другую работу.

- Основания прекращения трудового договора.

Работодателям об электронной трудовой книжке

С 1 января 2020 года вводится обязанность для работодателей ежемесячно представлять в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия компаний с территориальными органами Пенсионного фонда.

В связи с введением электронных трудовых книжек работодателям подлежит письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

При необходимости работодателям также предстоит провести работу по изменению локальных нормативных актов, регламентирующих деятельность организации, внести изменения в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 года в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться организацией-работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Законодательство об электронных трудовых книжках

Переход на электронные трудовые книжки предусмотрен поправками в действующее законодательство. В данный момент проект подготовленных изменений направлен Правительством на рассмотрение Федерального собрания.

Первый законопроект вносит изменения в Трудовой кодекс и устанавливает возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде. Согласно поправкам, такие сведения становятся основной информацией о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Второй законопроект вносит изменения в федеральный закон N 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" и вводит обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Третий законопроект вносит изменения в Кодекс об административных правонарушениях и устанавливает административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений.

Проект формы СЗИ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работника

Проект формы СЗВ-ТД для предоставления сведений о трудовой деятельности работников

Порядок заполнения формы СЗИ-ТД

Порядок заполнения формы СЗВ-ТД

Формат сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности работников"

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю до конца 2020 года. В этом случае с 2021 года бумажную трудовую продолжат вести одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.

В течение какого периода работодателю будет необходимо предоставлять сведения в Пенсионный фонд?

С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности застрахованных лиц будет необходимо предоставлять в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

С 1 января 2021 года сведения в случаях приема на работу или увольнения должны будут представляться не позднее рабочего дня, следующего за днем приема на работу или увольнения.

Чем защищены базы данных ПФР? Какие гарантии, что данные будут защищены?

Информационная система ПФР аттестована в соответствии с действующим законодательством в области защиты персональных данных.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

Как можно будет получить сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно будет получить через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России - pfrf.ru и на сайте Портала государственных услуг - gosuslugi.ru.

Чтобы войти в личный кабинет, необходимо зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале Госуслуг. Если вы уже зарегистрированы на портале, для входа в личный кабинет на сайте ПФР используйте ваши логин и пароль.

Информацию из электронной трудовой книжки можно будет получить также в бумажном виде, подав заявку:

- у работодателя (по последнему месту работы);

- в территориальном органе Пенсионного фонда России;

- в многофункциональном центре (МФЦ).

В отличие от бумажной версии, какая еще информация будет содержаться в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных систем Пенсионного фонда России. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация лицевых счетов фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

< ... >

ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ "СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РАБОТНИКОВ (СЗВ-ТД)"

I. Общие требования

1.1. Форма "Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)" формируются на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя. Содержат сведения о трудовой деятельности работников.

1.2. Форма "Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД)" заполняется и представляется страхователями в ПФР на всех работающих (в том числе по совместительству), с которыми заключены или прекращены трудовые отношения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, а также в отношении которых произведены другие кадровые изменения (в том числе, перевод, установление второй и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и так далее).

1.3. Форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года, ежемесячно, до 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При ежемесячном представлении форма СЗВ-ТД заполняется на работников, в отношении которых произведены кадровые мероприятия в течение отчетного периода (месяца).

1.4. Начиная с 1 января 2021 года сведения о приеме на работу или увольнении работника представляются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) или иного документа, являющегося основанием для оформления трудовых отношений.

1.5. При представлении сведений об увольнении работника одновременно представляются сведения о проведении кадровых мероприятий в отношении данного работника, по которым отчетный период не завершен, либо сведения за предыдущий отчетный период не представлены.

1.6. Документ может представляться на бумажных носителях или в электронной форме по установленным форматам.

1.7. Страхователи заполняют входящие документы чернилами, шариковой ручкой печатными буквами или при помощи средств вычислительной техники без помарок и исправлений. При этом могут использоваться любые цвета, кроме красного и зеленого.

1.8. Документ по форме СЗВ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции "Наименование должности руководителя", "Расшифровка подписи" (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

II. Порядок заполнения формы "Сведения о трудовой
деятельности работников (СЗВ-ТД)"

2.1. Порядок заполнения сведений о страхователе.

2.1.1. В позиции "Регистрационный номер в ПФР" указывается регистрационный номер страхователя, присвоенный ему при регистрации в качестве страхователя по обязательному пенсионному страхованию.

2.1.2. В позиции "Наименование организации/индивидуального предпринимателя" указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции), наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории Российской Федерации, обособленного подразделения. При представлении сведений индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянско-фермерского хозяйства, указывается его фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) (полностью, без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

2.1.3. В позиции "ИНН" указывается ИНН (индивидуальный номер налогоплательщика) в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации.

Для физического лица ИНН указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации.

При заполнении плательщиком ИНН, который состоит из десяти знаков, в зоне из двенадцати ячеек, отведенных для записи показателя ИНН, в последних двух ячейках следует проставить прочерк.

2.1.4. В позиции "КПП" (код причины постановки на учет по месту нахождения организации) КПП указывается в соответствии со свидетельством о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения на территории Российской Федерации.

2.1.5. КПП по месту нахождения обособленного подразделения указывается в соответствии с уведомлением о постановке на учет в налоговом органе юридического лица, образованного в соответствии с законодательством Российской Федерации, по месту нахождения обособленного подразделения на территории Российской Федерации.

2.2. Заполнение сведений об отчетном периоде.

Раздел "Отчетный период" заполняется при ежемесячном представлении формы.

Номер месяца календарного года указывается в формате ММ и год, за который представляется форма, в формате ГГГГ.

2.3. Заполнение сведений о работниках.

Сведения о работнике - Фамилия, Имя, Отчество, заполняются в именительном падеже.

В поле "Фамилия" указывается фамилия работника (при наличии).

В поле "Имя" указывается имя работника (при наличии).

В поле "Отчество" указывается отчество работника (при наличии).

Поля "Фамилия" и (или) "Имя" обязательны для заполнения.

В поле "СНИЛС" указывается страховой номер индивидуального лицевого счета.

Данные, указанные в вышеперечисленных полях, соответствуют данным, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (выдается Пенсионным фондом Российской Федерации).

2.4. Порядок заполнения сведений о трудовой деятельности работника.

2.4.1. В графе "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" указывается дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

2.4.2. В графе "Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) указывается произошедшее кадровое мероприятие.

2.4.3. При заполнении подраздела "Наименование":

В графе "Должность, специальность, профессия, квалификация" указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

В графе "Структурное подразделение" указывается наименование структурного подразделения организации.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации отражаются в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

При увольнении работника в графе "Статья, пункт федерального закона, причины при увольнении" указывается статья, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, являющаяся основанием для увольнения.

2.4.4. В подразделе "Основание" указываются данные документа основания проведения мероприятия (приема, перевода, приостановления, увольнения и т.д.) - наименование документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя и т.п.), дата и номер документа (приказа, распоряжения, иного решения работодателя и т.п.), согласно которому работник принят на работу (переведен, уволен или произведено установление второй и последующей профессии, иной квалификации и т.д.).

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Номер приказа (распоряжения, или иного документа) указывается без указания знака "N".

2.4.5. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе "Вид мероприятия" раздела "Сведения о трудовой деятельности работника" указывается "Переименование", в графе "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" указывается дата, с которой произошло переименование.

2.4.6. В графах подраздела "Основание" проставляются данные документа (наименование документа, дата, номер), на основании которого произошло мероприятие - переименование.

2.4.7. В графе "Наименование организации/индивидуального предпринимателя" указывается новое наименование.

2.5. В случае, если требуется отменить запись по конкретному работнику, страхователем представляется форма СЗВ-ТД с типом "Отменяющая", в которой заполняются данные в полном соответствии с первоначальной записью, которую требуется отменить.

2.5.1. В случае представления формы с типом "Отменяющая", в окне "Признак формы" проставляется отметка, и указывается дата отмены мероприятия кадрового учета.

III. Условия проверки показателей форм

3.1. Документы содержат показатели, обязательные к заполнению. К таким показателям относятся сведения о работниках, о страхователе, отчетном периоде (для формы СЗВ-ТД при ежемесячном представлении), и сведения о трудовой деятельности работников.

3.2. В сведениях о работнике:

3.2.1. Показатели "Фамилия", "Имя", "Отчество" должны быть заполнены в русской транскрипции в именительном падеже. Данные, указанные в показателях, должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного (государственного) пенсионного страхования.

3.2.2. Показатель "СНИЛС" должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX.

3.3. Сведения о страхователе:

3.3.1. Значение в показателе "Регистрационный номер ПФР" должно состоять из 12 цифр по следующему формату XXX-XXX-XXXXXX. Заполняется при наличии регистрационного номера.

3.3.2. Значение в показателе "ИНН" должно содержать 10 или 12 символов. Если ИНН страхователя состоит из 10 знаков, в последних двух ячейках форм проставляются прочерки.

3.3.3. Значение в показателе "КПП" должно состоять из 9 цифр либо отсутствовать.

3.3.4. Показатель "Наименование организации/индивидуального предпринимателя" должен быть заполнен в русской или латинской транскрипции.

3.4. Показатель "Отчетный период" в форме СЗВ-ТД должен состоять из двух цифр и заполняется значениями "01", "02" и так далее. Календарный год должен быть указан в формате ГГГГ и иметь значение, равное или больше "2020".

3.5. В графе 1 таблицы формы СЗВ-ТД нумерация сквозная. Номер присваивается записи по конкретному работнику. В случае если данные о мероприятии в отношении работника содержат несколько строк, номер присваивается первой записи по работнику. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

3.6. Значения, указанные в графах "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" и "Дата", должны содержать значения в формате ДД.ММ.ГГГГ и при ежемесячном представлении формы СЗВ-ТД находиться в пределах отчетного периода, указанного показателях отчетного периода.

< ... >

< ... >

ПОРЯДОК
ЗАПОЛНЕНИЯ ФОРМЫ "СВЕДЕНИЯ О ТРУДОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РАБОТНИКА (СЗИ-ТД)"

I. Общие требования

1.1. Форма "Сведения о трудовой деятельности работника (СЗИ-ТД)" формируются на основании приказов и других документов кадрового учета страхователя. Содержат сведения о трудовой деятельности работника.

1.2. Форма "Сведения о трудовой деятельности работника (СЗИ-ТД)" формируется и представляется по запросу работника.

II. Порядок заполнения формы "Сведения о трудовой
деятельности работника (СЗИ-ТД)"

2.1. Заполнение сведений о работнике.

Сведения о работнике - Фамилия, Имя, Отчество, заполняются в именительном падеже.

В поле "Фамилия" указывается фамилия работника (при наличии).

В поле "Имя" указывается имя работника (при наличии).

В поле "Отчество" указывается отчество работника (при наличии).

Поля "Фамилия" и (или) "Имя" обязательны для заполнения.

В поле "СНИЛС" указывается страховой номер индивидуального лицевого счета.

Данные, указанные в вышеперечисленных полях, соответствуют данным, указанным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (выдается Пенсионным фондом Российской Федерации).

В поле "Дата рождения" указывается дата рождения работника.

2.2. Заполнение сведений о трудовой деятельности работника.

2.2.1. В позиции "Наименование организации/индивидуального предпринимателя" указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (допускается наименование в латинской транскрипции), наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории Российской Федерации, обособленного подразделения. При представлении сведений индивидуальным предпринимателем, адвокатом, нотариусом, занимающимся частной практикой, главой крестьянско-фермерского хозяйства, указывается его фамилия, имя, отчество (последнее при наличии) (полностью, без сокращений) в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

2.2.2. В графе "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" указывается дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

2.2.3. В графе "Вид мероприятия (прием, перевод, приостановление, увольнение) указывается произошедшее кадровое мероприятие.

2.2.4. При заполнении подраздела "Наименование":

В графе "Должность, специальность, профессия, квалификация" указывается наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации.

2.2.5. В графе "Структурное подразделение" указывается наименование структурного подразделения организации.

Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации отражаются в соответствии со штатным расписанием организации. В случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками.

При увольнении работника в графе "Статья, пункт федерального закона, причины при увольнении" указывается статья, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона, являющаяся основанием для увольнения.

2.2.6. В подразделе "Основание" указываются данные документа основания проведения мероприятия (приема, перевода, приостановления, увольнения и т.д.) - наименование документа (приказ, распоряжение, иное решение работодателя, и т.п.), дата и номер документа (приказа, распоряжения, иного решения работодателя и т.п.), согласно которому работник принят на работу (переведен, уволен или произведено установление второй и последующей профессии, иной квалификации и т.д.).

Дата указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Номер приказа (распоряжения, или иного документа) указывается без указания знака "N".

III. Условия проверки показателей форм

3.1. В сведениях о работнике:

3.1.1. Показатели "Фамилия", "Имя", "Отчество" должны быть заполнены в русской транскрипции в именительном падеже. Данные, указанные в показателях, должны соответствовать данным, указанным в страховом свидетельстве обязательного (государственного) пенсионного страхования.

3.1.2. Показатель "СНИЛС" должен состоять из 11 цифр по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX.

3.2. Сведения о страхователе:

3.2.1. Показатель "Наименование организации/индивидуального предпринимателя" должен быть заполнен в русской или латинской транскрипции.

3.3. Значения, указанные в графах "Дата (число, месяц, год) приема, перевода, приостановления, увольнения" и "Дата", должны содержать значения в формате ДД.ММ.ГГГГ.

3.4. Документ по форме СЗИ-ТД заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Страхователь (работодатель), не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Позиции "Наименование должности руководителя", "Расшифровка подписи" (указывается Ф.И.О. полностью) обязательны к заполнению.

3.5. В случае, если документ СЗИ-ТД формируется по запросу работника в Личном кабинете на сайте ПФР или через ЕПГУ, документ подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица.